eine Frau steht im Büro und schaut lächelnd voon ihrem Smartphone auf
Arbeiten auf dem Smartphone: Office-Apps effektiv nutzen (Bild: Jacob Ammentorp Lund -stock.adobe.com)

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Arbeiten auf dem Smartphone: Office-Apps effektiv nutzen

Während noch vor wenigen Jahren lediglich Grundfunktionen wie Telefonieren oder SMS senden auf dem Mobiltelefon verfügbar waren, ist Arbeiten auf dem Smartphone heute keine Zukunftsmusik mehr. Längst lassen sich auf den kompakten Geräten Anwendungen nutzen, die es früher nur auf dem heimischen Desktop-Rechner gab. Das eröffnet vollkommen neue Möglichkeiten für das Business und natürlich auch im privaten Bereich. Denn die Verfügbarkeit wichtiger Daten auf dem mobilen Endgerät sorgt dafür, dass beispielsweise dringliche Dinge auch von unterwegs kurzfristig bearbeitet werden können. In diesem Ratgeber wird nicht nur aufgezeigt, welche Anwendungsmöglichkeiten sich ergeben, sondern es gibt auch viele ganz konkrete Tipps für eine effektive Nutzung der wichtigsten Office-Apps auf dem Smartphone.

Wann macht Arbeiten auf dem Smartphone Sinn?

Das Smartphone gehört heutzutage zur Grundausstattung – egal, wo wir uns bewegen. Ob nun auf Reisen oder zu Hause, das Gerät ist nicht nur eine Kommunikationszentrale, sondern auch ein nützliches Tool in allen erdenklichen Situationen. Es stellt sich jedoch die Frage, wann Arbeiten auf dem Smartphone wirklich Sinn macht.

Wer gerade im heimischen Büro vor seinem Computer mit großem Bildschirm sitzt, der wird beispielsweise weniger auf die mobile Alternative zurückgreifen. Denn ein Problem ist beim Arbeiten mit dem Smartphone einfach nicht wegzudiskutieren: Auf dem doch sehr kleinen Display wird das Ganze schnell anstrengend. Wer komplexere Inhalte anzeigen lassen möchte, gerät auch schnell an die Grenzen des Machbaren.

Arbeiten auf dem Smartphone macht also vor allem unterwegs Sinn. Wer auf Geschäftsreise oder im Urlaub ist und keine Lust hat, das Notebook mitzunehmen oder ständig auszupacken, der kann viele Arbeitsvorgänge heutzutage auch sehr bequem über sein Smartphone steuern und überwachen. Insbesondere Office-Apps und entsprechenden web-basierten Anwendungen kommt dabei eine Schlüsselrolle zu.

Welches sind die wichtigsten Office-Apps?

Inzwischen kann der Verbraucher aus einer erstaunlichen Vielzahl an Office-Apps wählen, die für iOS oder Android angeboten werden. Viele davon sind sogar kostenlos. Es stellt sich jedoch die Frage, welche dieser Anwendungen wirklich empfehlenswert sind. Wir konzentrieren uns in diesem Ratgeber auf die zwei wichtigsten Office-Apps-Pakete, die sich nicht umsonst auf dem Markt durchgesetzt haben. Diese sind:

  • Google Docs, Google Tabellen & Google Präsentationen
  • Microsoft Office-Apps

Das Paket von Suchmaschinengigant Google erscheint für viele Nutzer nicht zuletzt deshalb besonders attraktiv, da hier jede Menge Funktionen und Anwendungen „unter einem Dach“ und auf sehr unkomplizierte Weise genutzt werden können. Aber es lohnt sich auch, die Apps des einst größten Players in Sachen Office-Anwendungen unter die Lupe zu nehmen. Microsoft möchte hier nochmal richtig angreifen und hat sich dementsprechend ins Zeug gelegt. Auch wenn es darüber hinaus noch weitere nützliche Anwendungen gibt, möchten wir uns im Folgenden auf die beiden wichtigsten Alternativen konzentrieren.

Googles Apps unter der Lupe

eine Person nutzt die Kalender App auf dem Smartphone
(Bild: Daniel Krasoń - stock.adobe.com)

Internetriese Google hat es geschafft, seine Suchmaschine als Standard zu etablieren – wer heute eine Websuche durchführt, der „googelt“. Im Zuge dieser marktbeherrschenden Stellung ist es den US-Amerikanern gelungen, auch weitere populäre Dienste wie Google News, Google Translate oder eben Google Docs durchzusetzen. Rund um den Erdball wird die kostenlose und webbasierte Möglichkeit, Textdokumente oder Tabellen zu erstellen, von Firmen und Privatanwendern genutzt. Seit einiger Zeit gibt es Google Docs zusätzlich auch in Form einer App. Zu deren wichtigsten Vorzügen zählen allen voran:

  • Einfache und intuitive Bedienung
  • Perfekte Kompatibilität zu anderen Google-Angeboten
  • Auch Word-Dokumente können geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden
  • Offline arbeiten möglich

Vor allem, wenn es um eine gemeinsame Nutzung von Dokumenten geht, führt kaum ein Weg an Google Docs und Co. vorbei. Denn was für die Textverarbeitungslösung gilt, das hat genauso für Google Tabellen und Google Präsentationen Bestand. Kinderleicht lassen sich die Dokumente in Echtzeit zusammen mit anderen Nutzern bearbeiten. Übersichtlich abspeichern lässt sich die getane Arbeit in Googles kostenlosem Cloud-Speicher. Google Drive ist auf modernen Android-Smartphones ohnehin bereits vorinstalliert.

Egal ob Google Docs oder seine „Geschwister“: Wer mit den wichtigsten Grundfunktionen in Sachen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Erstellung von Präsentationen zufrieden ist, der ist mit diesen Apps hervorragend ausgestattet. Egal ob es nun um Arbeiten auf dem Smartphone geht oder die Dokumente vom Tablet oder Rechner aus bearbeitet werden sollen – mit den Google Apps ist das jederzeit problemlos möglich.

Wie ausgereift sind die Microsoft Office-Apps?

Als überaus interessante Alternative zu den Google-Anwendungen bieten sich die Office-Apps aus dem Hause Microsoft an. Lange Zeit gelang es dem einstigen Marktführer im Office-Bereich überhaupt nicht, bei den mobilen Endgeräten Fuß zu fassen. Doch inzwischen wurde kräftig nachgebessert und so präsentieren sich die altbekannten Microsoft Office-Programme nun in Form von Apps moderner denn je. Die folgenden Apps sind erhältlich:

  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Microsoft PowerPoint

Auch eine Microsoft Outlook-App für das Managen von E-Mails und Terminen wird angeboten, doch wir möchten uns an dieser Stelle auf die drei typischen Office-Anwendungen für Arbeiten auf dem Smartphone konzentrieren. Microsoft Word kommt mit einer sehr aufgeräumten Benutzeroberfläche daher, die langjährigen PC-Nutzern nur allzu vertraut vorkommen dürfte. In Sachen Funktionen und Werkzeuge steckt Microsoft Word den Konkurrenten Google Docs locker in die Tasche. Ähnlich sieht dies auch bei Microsoft Excel aus. Diese Anwendung ist in ihrem Bereich einfach nach wie vor das Nonplusultra und dürfte vor allem für professionelle Nutzer ohne Zweifel die erste Wahl sein.

Auch die Microsoft PowerPoint-App weiß zu überzeugen. Wer Arbeiten auf dem Smartphone bevorzugt und mit der App eine komplette Präsentation neu erstellen möchte, kommt hier ebenso auf seine Kosten wie all diejenigen, die einfach nur mal kurz eine Korrektur eines bereits vorhandenen Dokuments am mobilen Endgerät vornehmen möchten. Einziger großer Schwachpunkt der Microsoft Office-Apps ist das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. In dieser Disziplin zeigt sich, dass Google nach wie vor die Nase vorn hat.

Welcher Cloud-Speicher ist die beste Wahl?

Wenn es um Arbeiten auf dem Smartphone geht, stellt sich schnell auch die Frage, wo all die Daten am besten gespeichert werden sollen. Cloud-Speicher sind in diesem Zusammenhang die Lösung. Denn auf diese Weise lässt sich Speicherplatz auf dem Smartphone einsparen und die Daten sind sofort gesichert, falls das Gerät doch mal verloren gehen oder beschädigt werden sollte. Die drei großen Anbieter von Cloud-Speichern sind:

  • Dropbox
  • Google Drive
  • Microsoft One Drive

Als Vorreiter unter diesen Diensten gilt Dropbox. Über 500 Millionen Menschen nutzen diesen Cloud-Speicher. Einer einfachen Bedienbarkeit steht jedoch der Wermutstropfen gegenüber, dass es lediglich 2 GB kostenfreien Speicherplatz gibt. Bei Microsoft One Drive sind es in der ebenfalls kostenlosen Basisversion schon satte 5 GB. Die beste Wahl, wenn es allen voran um die Menge des gratis Speicherplatzes geht, ist aber Google Drive. Mit 15 GB pro Account liegt dieser Anbieter klar in Front. Was außerdem für Google Drive spricht: Für das komfortable Arbeiten auf dem Smartphone wirkt sich die enge Verzahnung mit Googles Office-Apps positiv aus.

Fazit: Das Smartphone flexibilisiert die Arbeitswelt

Auch wenn ein dauerhaftes Arbeiten auf dem Smartphone eher weniger vorstellbar erscheint: Dieser Variante wird als Ergänzung der bisherigen Möglichkeiten die Zukunft gehören. Egal ob es nun darum geht, am Strand liegend eine wichtige Information in eine Tabelle einzutragen oder die Zeit im Zug dazu zu nutzen, um Texte zu erstellen – Smartphones und die passenden Office-Apps sorgen für noch mehr Flexibilität in der Arbeitswelt und auch im Privaten. Bei den Anwendungen liefern sich Google und Microsoft ein spannendes Kopf-an-Kopf-Rennen. Wem das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten von verschiedenen Endgeräten aus wichtig ist, der wird sich für Google entscheiden. Dagegen wissen die Apps von Microsoft durch einen deutlich größeren Funktionsumfang zu überzeugen.

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