Ratgeber Apps & Programme Digitale Signatur erstellen und nutzen - wie geht das?
Endlich! Der Vertrag kam per Mail. Jetzt schnell die Sache in trockene Tücher bringen, unterschreiben und umgehend zurücksenden. Natürlich mit einer digitalen Signatur. Denn wenn Sie digital signieren, lassen sich Dokumente zeit- und papiersparend bearbeiten. Und Sie sind unabhängig von Drucker oder Scanner. Hier erfahren Sie, was es mit der digitalen Unterschrift auf sich hat, welche Vorteile Sie bietet und wie auch Sie digital unterschreiben können.
Online unterschreiben: Zeit und Papier sparen
Wir regeln unser Leben per App, haben das Fax längst vom Netz genommen und wollen uns auch nicht weiter mit Papierausdrucken aufhalten. Was aber, wenn die Bank, Versicherung, ein Dienstleister oder eine Behörde mal eben ein Dokument unterschrieben zurückhaben möchten, dass uns per E-Mail geschickt wurde? Oder auch ein Kaufvertrag? Das geht heute bequem mit der digitalen Signatur. Sie brauchen keine Ausdrucke mehr unterschrieben einzuscannen oder gar mit der Post zu versenden. Digital signieren können Sie auf Ihrem Rechner oder von unterwegs per Smartphone. Das geht schnell und spart jede Menge Papier. Und dort, wo Sie digital unterschreiben können, ist vielleicht gar kein Drucker oder ein Scanner greifbar. Umso unkomplizierter funktioniert die elektronische Unterschrift. Das Dokument kann sofort nach dem Signieren zurückgesendet werden, was nicht zuletzt hinsichtlich Termintreue und Fehlervermeidung ein echter Vorteil ist.
Was genau ist eine digitale Signatur?
Streng genommen handelt es sich bei der digitalen Signatur um ein Verschlüsselungsverfahren. Es verhindert, dass Ihre digital hinterlegte Unterschrift nachträglich geändert werden oder dass ein anderer Absender für Sie signieren kann. Dies wird mithilfe von asymmetrischer Kryptografie erreicht. Das Ganze lässt sich mit einem Siegel vergleichen, das es nur einmal und nur in Ihrem Besitz gibt. Diese Verschlüsselungstechnik kommt auch zum Einsatz, wann immer Sie eine sichere Webseite aufrufen. Umgangssprachlich werden aber die Begriffe „digitale Signatur" und „elektronische Signatur“ synonym gebraucht. Als juristischer Begriff umfasst die elektronische Signatur jedoch die ganze Bandbreite an Möglichkeiten, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen. Die digitale Unterschrift ist nur eine davon. Wir beschränken uns hier auf die elektronischen Möglichkeiten, die allen zugänglich sind. Eine digitale Signatur im engeren Sinn ist nur bei bestimmten Anbietern erhältlich. Die rechtlichen Anforderungen - für die eingangs genannte Dokument-Unterschrift - sind mit den hier beschriebenen Verfahren aber vollends erfüllt. Wichtig zu wissen: Es gibt Verträge, die Sie nicht digital unterschreiben dürfen. So verlangen die Kündigung eines Arbeits- oder Mietvertrags sowie eine Bürgschaft auch weiterhin die Unterschrift von Hand.
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Die digitale Signatur auf dem Computer
Sie nutzen einen Rechner mit Windows als Betriebssystem? Dann werden Sie das zu unterschreibende Dokument in der Regel im PDF-Format vorliegen haben. Dieses öffnen Sie im Adobe Acrobat Reader und gehen oben in der Werkzeugleiste auf den Button für Unterschriften. Hier können Sie Ihre digitale Signatur handschriftlich, als Zeichnung oder als Bild einfügen. Sie lässt sich dann an einer beliebigen Stelle in dem Dokument positionieren. Nach dem Speichern können Sie das Dokument per E-Mail unter Erfüllung alle rechtlichen Vorgaben versenden. Haben Sie dagegen ein Word-Dokument, das Sie digital signieren wollen, machen Sie es ganz einfach so: Sie exportieren dieses Textdokument in eine PDF-Datei und verfahren wie zuvor beschrieben. Etwas umständlicher: Sie scannen Ihre Unterschrift ein, schneiden sie in der Word-Registerkarte „Bildtools-Format“ zu und speichern diese digitale Signatur als Bild. Über „Einfügen“ kann es dann beliebig in Word-Dokumente als digitale Unterschrift eingepasst werden.
Online unterschreiben auf Apple-Geräten
Die meisten unterschriftsreifen Dokumente kommen per E-Mail. Deshalb können Sie diese mit den mobilen Apple-Endgeräten auch direkt in der Mail-App unter iOS digital unterschreiben. Beim Öffnen der angehängten Dokumentendatei sehen Sie ein Werkzeug-Tool mit Stiften und einem Plus-Symbol. Das öffnen Sie und wählen „Unterschrift“. Sie können jetzt auf der weißen Fläche Ihre digitale Signatur mit einem Finger zeichnen. Die Werkzeugliste bietet Ihnen vorab eine Auswahl verschiedener Stifttypen und Marker. Mit „Fertig“ ist das Erstellen der digitalen Unterschrift abgeschlossen. Unter macOS auf dem Rechner können Sie die Vorschau-App nutzen, um eine digitale Signatur anzulegen. Dazu gehen Sie erst auf „Werkzeugleiste einblenden“ und dann auf „Unterschreiben“. Ihre erstellte Unterschrift finden Sie auf Ihrem Mac unter „Werkzeuge“ / „Notizen“ / „Unterschrift“. Natürlich können Sie den Adobe Reader auch auf den Apple-Rechner laden und beim Signieren von PDF-Dokumenten wie oben beschrieben vorgehen.
Digital signieren auf Android-Handys und Tablets
Bei einem Android-Smartphone lässt sich die digitale Signatur am besten mit der Fill & Sign App von Adobe erstellen. Wenn Sie diese installiert haben, können Sie das zu unterschreibende Dokument aus der E-Mail in der App öffnen und mittels des Signatur-Buttons digital signieren. Adobe bietet in diesem Modus fünf kostenlose digitale Unterschriften im Monat an. Alles darüber hinaus kostet. Das in Fill & Sign signierte Dokument können Sie nun per Mail versenden oder anderweitig teilen.
