Laptop mit Microsoft Teams Videocall auf Display, Hände liegen davor auf Tisch neben Maske
Welche Microsoft Teams Funktionen gibt es? (Bild: paolo - stock.adobe.com)

Tipps und Tricks

Microsoft Teams - Alle Funktionen im Überblick

Die letzten eineinhalb Jahre waren schon eine merkwürdige Zeit. Neben den gravierenden Folgen für das Gesundheitssystem und die Arbeitswelt, hat sich vor allem im Bereich der Technik eine Menge getan. Während vor Pandemiezeiten “Skype” das Synonym für Videotelefonie schlechthin war, spricht heute so gut wie kein Mensch mehr davon. Inzwischen ist Zoom der neue Player am Videocall-Himmel. Zoom gab auch schon vor Corona, genauso wie z.B. Microsoft Teams, der zweiten großen Plattform für videobasiertes Telefonieren. Auch Teams (genau wie Skype aus dem Hause Microsoft) ist ein großer Gewinner des Corona bedingten Lockdowns. In den letzten zwei Jahren konnte Microsoft Teams die Anzahl seiner User fast verzehnfachen. Besonders für den Einsatz im Büro eignet sich Microsoft Teams hervorragend - wenn man die richtigen Funktionen kennt. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Features kurz und knapp vor.

Nutzen Sie die hauseigenen Programme in Teams

Gut an Microsoft Teams ist, dass damit eine ganze Reihe an Microsoft-Programmen wie Word oder Outlook verknüpft sind. Diese können Sie ganz einfach innerhalb von Teams nutzen und somit z.B. schnell und unkompliziert gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ohne die Dateien extra hin- und her versenden zu müssen. Klicken Sie oben links auf das Icon mit den neun Punkten, dahinter verbergen sich Outlook, OneDrive, Word, SharePoint und viele weitere Apps aus dem Microsoft-Kosmos.

So starten Sie Videocalls in Microsoft Teams

Wenn von Microsoft Teams gesprochen wird, dann ist schnell von einem Videoprogramm die Rede. Genau genommen ist Teams aber ein Meeting-Tool. Damit sind natürlich auch Videotelefonate möglich. Um eine Videokonferenz zu beginnen, wählen Sie die Optionen (linker Bildschirmrand) Teams > Einem Team beitreten oder ein Team erstellen. Hier können Sie entweder zu einem bereits vorhandenen Team dazustoßen oder ein neues gründen. Innerhalb eines Teams klicken Sie einfach auf das Video-Symbol oben rechts und der Anruf wird gestartet.

Dateien in Microsoft Teams hochladen, so geht’s

Es kommt vor, dass Sie im Microsoft Teams Chat Anhänge verschicken müssen. Das geht ganz einfach über das Büroklammer-Symbol am unteren Bildschirmrand. Je nach Teams-Version, die Sie nutzen, stehen Ihnen unterschiedliche Größen beim Verschicken zur Verfügung. Die Dateien können entweder von Ihrem Computer oder aus OneDrive geladen werden. Auf diese Weise tauschen Sie in wenigen Sekunden, Texte, Bilder oder Videos aus.

So teilen Sie in Microsoft Teams Ihren Bildschirm

Eines der wohl wichtigsten Features bei Video-Diensten wie Microsoft Teams oder Zoom ist das Teilen des Bildschirms. So lassen sich Vorgänge anschaulich ohne große Worte darstellen. In Microsoft Teams gibt es zwei Wege den Bildschirm zu teilen: Erstens während Anrufen, zweites im Chat. Um den Screen bei Anrufen zu teilen, klicken Sie in der Desktop-Version auf das Viereck-Symbol mit dem nach oben zeigenden Pfeil. Mit dem Smartphone tippen Sie zunächst aufs Punkte-Symbol und dann auf Viereck+Pfeil. Auch im Chat steht Ihnen das Teilen-Icon zur Verfügung, hierfür müssen alle User aber die Desktop-Version nutzen.

Wie viel kostet die Nutzung von Microsoft Teams?

Mann in Hemd sitzt vor Monitor mit offener Videokonferenz
Wie viel kostet Microsoft Teams? (Bild: Eakrin - stock.adobe.com)

Der Kostenpunkt spielt bei der Frage nach den Microsoft Teams Funktionen eine wichtige Rolle. Microsoft Teams gibt es in vier verschiedenen Modellen, die sich je nach Preis stark im Umfang unterscheiden. Die Wahl des Modells beeinflusst also, welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen. Aufgrund der Corona-Pandemie konnte Teams bis Januar 2021 grundsätzlich kostenlos genutzt werden. Seit Februar 2021 gilt wieder das (alte) Bezahlmodell vor der Pandemie. Wie dies genau aussieht und was Sie für Ihr Geld erwarten können, verraten wir Ihnen im Folgenden.

Microsoft Teams

Die Basisvariante von Microsoft Teams ist kostenlos, erlaubt 300 Nutzer im Chat und Anhänge bis zu 2 GB. Zudem lassen sich Dateien bis zu 10 GB freigeben, Desktop-Versionen von Microsoft-Apps stehen Ihnen jedoch nicht zur Verfügung, genauso wenig wie das Speichern von Dateien auf OneDrive. Audio- und Videocalls sind natürlich nutzbar, Aufzeichnungen von Gesprächen aber nicht. Darüber hinaus bekommen Sie in der Basisvariante keine Nutzungsberichte für Office 365-Dienste, Telefon- und Websupport sowie FastTrack-Bereitstellung - ein Dienst, der Kunden hilft Microsoft Cloud-Lösungen einzuführen.

Office 365 Business Basic

Entscheiden Sie sich für Office 365 Business Basic, zahlen Sie 4,20 Euro monatlich (im Jahresabo). Hierfür sind bis zu 300 User im Chat erlaubt, Dateien können bis 1 TB verschickt werden, Dateifreigaben gehen ebenfalls bis 10 GB, Unternehmen können sogar 1 TB Dateien freigeben. Auch mit dieser Version sind die Desktop-Versionen von Microsoft-Apps leider nicht zugänglich, persönliche Dateien bis 1TB können Sie dafür aber in OneDrive speichern. Audio- und Videotelefonate sind möglich, deren Aufzeichnung ebenfalls. Zudem erhalten Sie Nutzungsberichte für Office 365-Dienste und Telefon- und Websupport - rund um die Uhr. FastTrack wird nicht bereitgestellt.

Office 365 Business Standard

Sind Sie Anwender von Office 365 Business Standard, fallen Gebühren in Höhe von 10,50 Euro im Monat (im Jahresabo) an. Maximal 300 Nutzer Chat-Nutzer sind zugelassen, 1 TB Dateien können angehängt werden sowie 10 GB pro Lizenz bzw. 1 TB für Unternehmen bei Dateifreigaben. Mit Office 365 Business Standard stehen Ihnen zudem die Desktopversionen von Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access und Publisher zu Verfügung und 1 TB Daten in OneDrive. Darüber hinaus können Audio- und Videocalls genutzt und aufgezeichnet werden, auch Nutzungsberichte für Office 365-Dienste und ein jederzeit erreichbarer Telefon- und Websupport sind mit drin. Nur auf eine FastTrack-Bereitstellung müssen Sie verzichten.

Office 365 E3

Möchten Sie vollen Komfort, empfiehlt sich die Variante Office 365 E3 für 19,70 Euro im Jahresabo. Hier haben bis 500.000 User im Chat Platz, Dateien können unbegrenzt groß angehängt werden. Dateifreigaben sind bis zu 1TB pro Unternehmen bzw. 10 GB pro Lizenz möglich. Desktopversionen von Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access und Publisher sind nutzbar, genauso wie unbegrenzter Cloud-Speicherplatz. Hinzu kommen Audio- und Videoanrufe inkl. Aufzeichnung, Nutzungsberichte für Office 365-Dienste, Telefon- und Websupport rund um die Uhr und die Bereitstellung von FastTrack.