Frau sitzt in einem Meeting an ihrem Smartphone
Wie verhalte ich mich mit dem Smartphone richtig im Business? (Bild: yurolaitsalbert - stock.adobe.com)

Tipps und Tricks

Wie verhalte ich mich mit dem Smartphone richtig im Business?

Wir haben heutzutage unsere Smartphones meist überall mit dabei. Sie sind das Allround-Talent für unseren Alltag geworden. Auch im Business spielen die mobilen Begleiter eine enorm wichtige Rolle. Viele besitzen bereits ein eigenes Diensthandy, mit dem sie ständig mobil erreichbar bleiben, Termine koordinieren, Telefonate führen und SMS bzw. E-Mails verschicken. Der Berufsalltag hört somit nie richtig auf, es sei denn, man schaltet das Diensthandy ganz bewusst oder sogar automatisch zu bestimmten Zeiten ab. Wer sein Diensthandy viel nutzt, der muss einige Regeln dringend beachten, um sich nicht vor Geschäftskollegen oder Freunden und Bekannten zu blamieren. Erfahren Sie die wichtigsten Tipps zum Business Knigge für Smartphones in diesem Artikel.

Wie im Privatleben, so auch im Business

In den meisten privaten Beziehungen ist es immer noch eine Grundregel: Das Smartphone dauernd in der Gegenwart anderer zu zücken ist verpönt und gilt als schlechte Angewohnheit, da dies unhöflich ist. Anstatt mit dem Gegenüber zu reden, kommuniziert man durch das Smartphone, organisiert Dinge oder spielt sogar einfach nur auf ihm herum. Was für das Privatleben gilt, gilt auf jeden Fall auch für das Business. Auch wenn Sie keine persönliche Beziehung zum Gegenüber haben: Das Smartphone darf niemals Vorrang vor Ihrem Gegenüber haben. Wussten Sie, dass es sogar ein Wort dafür gibt, sein Handy dem Gegenüber vorzuziehen? Es heißt „Phubbing“ und besteht aus den Wörtern „phone“ und „snub“ (ablehnen). Gut gewählt, wie wir finden. Also: Multitasking ist schön und gut, aber nicht zwischen Smartphone und anderen Anwesenden.

Das Smartphone gehört im Business definitiv nicht auf den Tisch

Eine Grundregel bei der Smartphone-Nutzung im Umfeld anderer Menschen ist, das Smartphone niemals auf den Tisch zu legen. Beim Geschäftsessen ist es verführerisch genug, es auf dem Tisch liegen zu lassen, um einkommende Nachrichten überfliegen zu können oder sogar um das Essen zu fotografieren, was immer gerne getan wird. Auch beim Meeting liegen mittlerweile immer mehr die Handys auf dem Tisch. Versuchen Sie, dies immer zu vermeiden, solange Sie keinen sehr wichtigen Anruf oder eine wichtige Nachricht erwarten. Sie können, solange Ihnen das angemessen erscheint, in diesem Fall auch um Erlaubnis bitten. Ein kurzer Hinweis zu Anfang, dass Sie das Telefon für eine wichtige Meldung in Sichtweite haben müssen, vermeidet ärgerliche Blicke und sorgt häufig sogar noch für eine positive Einstellung Ihnen gegenüber, da Sie durch die Nachfrage Ihre Aufmerksamkeit, Ihre Rücksicht und Ihr Wissen um höfliches Benehmen unter Beweis stellen. Handelt es sich um ein Telefonat, sollten Sie unbedingt vor die Tür gehen und nicht länger als einen Toilettengang lang telefonieren. Eine Ausnahme bilden Tablets, oder sogar Phablets, um Notizen zu machen. Laut einer Umfrage des IT-Verbandes Bitkom schauen 36% der berufstätigen Handy-Besitzer während eines Meetings auf ihr Smartphone, und das noch nicht einmal für berufliche Inhalte, sondern auch für private Aktivitäten. Das umschließt sogar Handy-Spiele.

Das Smartphone möglichst leise stellen

Frau mit Handy vorm Bürogebäude
(Bild: BullRun - stock.adobe.com)

Jede Art von Geräusch kann sehr störend sein, da in Gesprächen sofort die Konzentration gestört wird und ein Bruch in den Gesprächsfluss kommt, auch wenn Sie nicht auf das Geräusch reagieren. Stellen Sie darum vor solchen Situationen unbedingt den Ton aus. Doch sogar das bloße Vibrieren kann für andere anwesende Personen schon lästig werden, da es extrem ablenkt, besonders wenn das Smartphone auf dem Tisch liegt. Aus Rücksicht auf Ihre Geschäftspartner und Kollegen also: Bitte stellen Sie das Smartphone während Besprechungen, Geschäftsessen und Unterhaltungen leise. Ebenso wichtig ist die Wahl Ihres Klingeltons. Lustige Klingeltöne und andere nicht dezente Geräusche wie die für den Eingang einer Nachricht oder Mail kommen sicherlich nicht gut an und wirken sich negativ auf Ihre Seriosität aus. Dasselbe gilt übrigens auch für den Namen Ihres Smartphones. Haben Sie einen persönlichen Hotspot oder Bluetooth an, sehen andere Menschen im Umkreis den Smartphone-Namen. Nennen Sie Ihr Smartphone darum besser nicht „Barbie-Phone“ oder ähnlich.

Lautstarkes Sprechen ist ein No-Go im Business-Knigge beim Smartphone

Als wirklich unangenehm wird sehr lautes Sprechen am Telefon empfunden. Bitte versuchen Sie zu vermeiden, zu laut zu sprechen. Dies wirkt unseriös und stört darüber hinaus sämtliche Anwesende. Darüber hinaus wünscht sich niemand, unfreiwilliger Zuhörer Ihrer Gespräche zu werden. Besprechen Sie geschäftsinterne Themen laut, bekommen Außenstehende mehr mit als sie sollten. Besprechen Sie private Dinge laut, bekommen Kollegen, Geschäftspartner und mehr Informationen über Sie, als beiden Seiten lieb ist. Sie schließen daraus auch häufig, dass Sie geschäftliche Dinge ebenso laut besprechen, was definitiv die Offenheit mit vertraulichen Themen Ihnen gegenüber senkt. Aber Sie sollten sowieso sensible Themen bezüglich Ihrer Arbeit nie so am Telefon besprechen, dass sie von anderen gehört werden können. Besonders zu vermeiden ist das Telefonieren in Oper, Theater, Kinos, Bibliotheken, Friedhöfen sowie Kirchen, was sich allerdings auch etwas von selbst erklärt. In Krankenhäusern und Restaurants wird dies ebenso sehr ungern gesehen. Verlassen Sie hier immer möglichst unauffällig den Ort für das Telefonat.

Persönliche Daten in der Business-Welt schützen

Sie können größten Ärger riskieren, wenn Sie nicht extrem aufpassen bei sensiblen und persönlichen Daten im Berufsleben. Postet niemals Fotos mit Kollegen auf sozialen Netzwerken, es sei denn, es ist formell genug und alle sind damit explizit einverstanden. Sie sollten es aber lieber vermeiden, auch wenn Sie das schriftliche Einverständnis haben. Es ist nie absehbar, ob Sie irgendwann einen Nachteil daraus ziehen könnten. Auch im Bereich der Fotos ist wichtig, dass Sie niemanden insbesondere aus dem Arbeitsumfeld und auch sonst niemanden ohne Erlaubnis fotografieren. Zeigt Ihnen jemand ein Foto, dann wischen Sie sich nicht weiter durch die Fotogalerie. Das wirkt sofort übergriffig und löst Ihnen gegenüber ein negatives Gefühl aus. Schauen Sie bitte nicht auf das Display einer anderen Person, ob geschäftlich oder nicht. Wird das von irgendjemandem bemerkt, fallen Sie extrem negativ auf. Schützen Sie auch sich selber. Wer auf sozialen Netzwerken leicht gefunden wird und dann sehr viele persönliche Daten von sich preisgibt, der kann in unangenehme Fallen tappen. Fragen Sie sich darum vor jedem Post: Darf das mein Chef/meine Chefin sehen?

Wie schreibe ich korrekt mit geschäftlichen Kontakten?

Schreiben Sie mit geschäftlichen Kontakten, ist die Unsicherheit gerne mal groß. In den letzten Jahren haben sich die Do‘s und Don‘ts rasant geändert. Darum hier die wichtigsten Infos. Sie sollten bei Textnachrichten beim ersten Anschreiben oder nach längerer Kontaktpause Anrede und Abschiedsgruß verwenden. Schreiben Sie häufiger, ist dies irgendwann nicht mehr nötig. Wägen Sie hier auch nach Gefühl ab, wie „konservativ“ Ihr Gegenüber hier eingestellt ist. Bei Mails geht das ebenso, insbesondere wenn Sie sich schon kennen und viel schreiben. Achten Sie penibel auf Rechtschreibung und Grammatik, allerdings nur bei Ihnen. Eine Korrektur des Gegenübers ist grob unhöflich. Mails und Nachrichten sollten kurz und klar geschrieben werden. Bitte nicht ausufern in Höflichkeitsfloskeln, Erklärungen und Co.! Smartphones im Business haben den großen Vorteil, dass Sie unterwegs schnell mit Informationen und mehr versorgt werden können. Bitte antworten Sie dann auch schnell, obwohl Sie natürlich nicht 24/7 für die Arbeit da sein müssen. Ihre Mail-Adresse muss unbedingt seriös sein und nicht beispielsweise hanshottie69@hotmail.de. Wer Ihre Handynummer hat, der kann auch Ihr WhatsApp-Profilbild, Threema-Profilbild und mehr einsehen. Sexy Selfies bitte nicht, egal wie schön Sie sich hier finden, als Profilbild einstellen.