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Alle Trello Funktionen und Fragen im Überblick (Bild: stock.adobe.com - sitthiphong)

Tests und Empfehlungen Alle Trello Funktionen und Fragen im Überblick

Kennen Sie Trello? Für alle, die projektbasiert arbeiten, dürfte der Name ein Begriff sein. Egal ob in etablierten Unternehmen, jungen Startups, in der Kreativwirtschaft oder in Vereinen – Trello ist DAS Tool, wenn es ums Organisieren Ihrer Projekte, Aufgaben und To-Dos geht. Trello bringt Ordnung in Ihre Tasks. Es ermöglicht mehreren Personen gleichzeitig an Aufgaben zu arbeiten und die Übersicht zu behalten. Klingt erstmal gut. Nicht jedem erschließt sich die Plattform jedoch sofort. Zwar ist sie relativ simpel aufgebaut und benutzerfreundlich gestaltet. Das Zusammenspiel von Boards, Listen und Karten kann auf den ersten Blick aber schnell überfordernd sein. Falls Sie Trello nutzen möchten, aber nicht genau wissen was man damit macht, geben wir Ihnen im Folgenden einen Überblick über die wichtigsten Trello Funktionen. Und wir verraten, was Sie außerdem zu dem Tool wissen müssen.

Trello: Bringen Sie Ordnung in Ihre Projekte

Der große Vorteil von Trello ist, dass es Ihnen eine Übersicht über sämtliche Aufgaben gibt, an denen Sie aktuell arbeiten. Das können kleinere Tasks sein oder komplexe Projekte. Egal ob Sie alleine an einem To-Do sitzen oder mit mehreren Personen – Trello stellt all Ihre Aufgaben auf einen Blick dar und hilft Ihnen diese sukzessive zu erledigen. Insbesondere in der Zusammenarbeit mit Kollegen, Mitarbeitern und externen Fachkräften entfaltet Trello seine ganze Wirkung. Dadurch, dass Sie mehrere Nutzerinnen und Nutzer einer Aufgabe zuordnen können, kann sie dementsprechend von allen Usern bearbeitet werden.

Auf diese Weise sind alle User auf dem neuesten Stand und können sich absprechen, wer was zu tun hat und zu welchem Zeitpunkt. Echtes Teamwork also. Neben Trello gibt es viele weitere Tools zum Organisieren Ihrer Projekte, wie z.B. Microsoft Teams oder Slack. Beide dienen jedoch mehr der Kommunikation sowie dem Austausch untereinander und weniger dem Organisieren sowie Bearbeiten von Tasks (obwohl beide Plattformen entsprechende Funktionen besitzen). Trello konzentriert sich in erster Linie auf das Ordnen und Lösen von Aufgaben und baut seine Kommunikation um diese herum. Die To-Dos stehen auf Trello also klar im Vordergrund.

Wer Trello richtig einzusetzen weiß, kommt mit dem Erledigen von Tasks und letzten Endes dem Fertigstellen von Projekten schnell und effizient ans Ziel. Wie genau geht das? Wir sagen es Ihnen.

Was kann ich mit Trello machen?

Was genau können Sie mit Trello anfangen? Die kurze Antwort: Ziemlich viel. Die ausführliche: In erster Linie dient die Plattform dem Auflisten, Einteilen und Bearbeiten von Aufgaben. Stellen Sie sich Trello wie eine große Sammlung von Post-Its vor, die nach Arbeitsschritten, Datum und Priorität angeordnet sind. Die grobe Einteilung von Trello lautet Board > Listen > Karten und auch genau in der Reihenfolge. Ein Board stellt den gesamten Arbeitsbereich dar, ähnlich einer Tabelle in Excel oder einem Dokument in Word.

Auf einem Board befinden sich mehrere Listen, die in der Regel nach Arbeitsschritten (z.B. „Neu“, „In Bearbeitung“, „Fertiggestellt“ oder „Archiv“) eingeteilt sind. Jede Liste beinhaltet mehrere Karten, von denen jede einzelne eine Aufgabe bzw. ein To-Do darstellt. Ist eine Karte fertig bearbeitet, kann diese per Drag and Drop in die nächste Liste (z.B. von „In Bearbeitung“ zu „Fertiggestellt“) gezogen werden. Mit diesem Prinzip lassen sich auch komplexe Projekte in einzelne Schritte herunterbrechen und Stück für Stück bearbeiten.

Was sind Arbeitsbereiche Trello?

Ein Arbeitsbereich steht hierarchisch über dem Board. Jedes Board ist einem Arbeitsbereich zugeordnet. Pro Arbeitsbereich können bis zu zehn Boards erstellt werden. Der Arbeitsbereich ist die größtmögliche Organisationseinheit bei Trello und gibt Ihnen einen Überblick über Ihre (falls vorhanden) verschiedenen Boards. Trello selbst schreibt dazu auf seiner Website:

„Der Arbeitsbereich ist die Navigationszentrale deines Teams, von der aus jeder auf die Boards des Teams, die Mitglieder und den Arbeitsbereich zugreifen kann. Dein Arbeitsbereich bietet dir den Kontext, den du benötigst, um dich produktiv an der kollektiven Teamarbeit zu beteiligen.“

Ist Trello gratis?

Trello bietet verschiedene Tarife zur Auswahl. Es gibt eine Gratisversion und mehrere Bezahlvarianten. Je nach Bedarf, bietet sich mal der eine, mal der andere Tarif an. Hier alle Modelle im Überblick:

  • Free: 0,00 € / monatlich
  • Standard: 4,24 € / monatlich
  • Premium: 8,47 € / monatlich
  • Enterprise: 370,61 € / monatlich

Im Freetarif erhalten Sie die wichtigsten Features der Plattform. Das heißt für Sie: Unendlich viele Karten und Mitglieder sowie bis zu zehn Boards pro Arbeitsbereich. Standard bietet Ihnen zudem unbegrenzt viele Boards, extra Checklisten und Uploads bis zu 250 Megabyte. Premium erlaubt eine Dashboard Ansicht, eine Zeitleiste, Arbeitsbereiche mit Tabellen, die Kalenderansicht sowie eine Landkarte. Enterprise ermöglicht das Arbeiten mit verschiedenen Lizenzen und garantiert u.a. unternehmensweite Berechtigungen und mehr Flexibilität bei den Anhängen.

Für wen ist Trello?

Hände zusammen
Im Team arbeiten war noch nie so einfach: Wir zeigen Ihnen die Funktionen der Plattform Trello (Bild: stock.adobe.com - howtogoto)

Trello ist für all die Personen, die projektbasiert arbeiten. Wann immer Sie an mehreren Projekten gleichzeitig tätig sind und dementsprechend vielfältige Aufgabebereiche zur selben Zeit erledigen müssen, ist Trello super für Sie geeignet. Insbesondere bei der Abstimmung mit mehreren Parteien (die Projektarbeit in der Regel mit sich bringt) ist Trello eine äußerst effektive Plattform und bietet Ihnen einen großen Mehrwert. Heißt: Müssen Sie sich in ihrem Job regelmäßig und in Bezug auf unterschiedliche Aufgaben abstimmen, dann ist Trello definitiv für Sie zu empfehlen.

Wie gut ist Trello?

Trello ist sowohl für Einsteigerinnen und Einsteiger, als auch für Profis geeignet, indem es selbst das Bearbeiten umfangreicher Projekte anschaulich darstellt. Das macht Trello zu einer guten, sogar sehr guten Plattform. Die Arbeit mit dem Tool lohnt sich also in jedem Fall: Die übersichtliche Menüführung macht den Einstieg äußerst einfach, auch für Personen denen Trello vorher kein Begriff war.

Was sind Trello Listen?

In Trello arbeiten Sie mit Listen. Für gewöhnlich operieren Sie pro Trello Board bzw. Arbeitsbereich mit mehreren Listen. In der Regel werden diese verwendet, um Aufgaben zu sammeln, die sich in einem ähnlichen Stadium befinden. Arbeiten Sie z.B. in einer Redaktion und haben mehrere Artikel die fertig lektoriert und bereit zur Veröffentlichung sind. Dann bietet sich z.B. die Liste „Zur Veröffentlichung“ an, in der alle zu publizierenden Texte gesammelt werden können.

Hat Trello einen Kalender?

Trello besitzt neben der klassischen Ansicht, die aus mehreren Listen besteht (die jeweils verschiedene Karten beherbergen) auch eine Kalenderansicht. Diese bietet den Vorteil, dass die einzelnen zu bearbeitenden Karten nicht nach Arbeitsfortschritt bzw. Listen angeordnet sind, sondern nach Datum. Der Kalender ist dann sinnvoll, wenn Sie Ihre Karten nach Aktualität filtern wollen, um zu schauen was als nächstes ansteht bzw. was demnächst erledigt werden muss.

Ist Trello Datenschutzkonform?

Falls Sie sich fragen, ob Sie Trello in Bezug auf die Verwaltung Ihrer Daten unbekümmert nutzen können, so können Sie unbesorgt sein. Trello arbeitet datenschutzkonform. Die Plattform schreibt dazu auf ihrer Website:

„Trello respektiert alle für unser Unternehmen geltenden Gesetze, einschließlich der DSGVO. Trello erkennt die Rechte an, die Kunden nach der DSGVO haben, und verpflichtet sich, sie zu respektieren, einschließlich des Rechts auf Vergessenwerden.“

In den Nutzungsbedingungen sowie der Datenschutzrichtlinie von Trello können Sie detailliert nachlesen, welchen Konditionen Sie bei der Verwendung des Tools zustimmen.