Laptop mit Sicherheitsiegel
Microsoft Office Sicherheit verbessern, so geht’s (Bild: Monster Ztudio - stock.adobe.com)

Datensicherheit Microsoft Office Sicherheit verbessern: Datenschutz und mehr

So ziemlich jeder PC Nutzer dürfte Microsoft Office auf seinem Rechner haben. Auch viele Apple Userinnen und User schwören auf Office und nutzen dessen MacOS Variante. Microsoft Office, dass ist nicht nur ein Programm. Hinter dem Namen steht ein sogenanntes Office Paket aus vielen verschiedenen Apps. Je nach Office Paket und Edition, wie es im Office Slang heißt, sind verschiedene Programme enthalten. Zu den absoluten Basics zählen Word, Excel und PowerPoint. Die erste Edition von Microsoft kam bereits 1989 auf den Markt, inzwischen gilt es auf den meisten Computern als Standard. So weit, so gut. In den letzten Jahren kam jedoch immer wieder Kritik in Bezug auf den Datenschutz auf. Der Vorwurf: Microsoft Office würde es mit der Sicherheit der Userinfos nicht ganz so genau nehmen. Wir verraten Ihnen, was an dem Vorwurf dran ist und wie Sie Ihre Microsoft Office Sicherheit verbessern können.

MS Office: Ist Ihr Microsoft Konto sicher?

Wie sicher ist Ihr Microsoft Account? Prinzipiell lässt sich die Sicherheit von Microsoft Office als hoch bezeichnen. Der Dienst ist nicht für einen laxen Datenschutz bekannt, im Gegensatz zu anderen Diensten wie z.B. WhatsApp oder Facebook. (Mehr zu den Sicherheitslücken bei Facebook und was Sie dagegen tun können, lesen Sie im Artikel So schlecht steht es um die Facebook Privatsphäre nach).

Nichtsdestotrotz ist es in jüngerer Vergangenheit zu Kritik an Microsoft Office gekommen. 2018 hat die niederländische Regierung z.B. festgestellt, dass der Dienst personenbezogene Nutzerdaten sammelt, was einen klaren Verstoß gegen die DSGVO darstellt. Im Jahr 2020 wurde Microsoft Office dafür mir dem Negativpreis BigBrotherAward ausgezeichnet, der Goldenen Himbeere für schlechten Datenschutz. Dieses Beispiel zeigt, dass sich Microsoft in Sachen Datenschutz nicht nur mit Ruhm bekleckert hat. Was bedeutet das für Sie? Was können Sie für mehr Microsoft Office Sicherheit tun und was sollten Sie außerdem über den Dienst wissen? Wir beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen.

Wie schütze ich mein Microsoft Konto?

Es gibt mehrere Wege Ihre Microsoft Office Sicherheit zu stärken. Ein einfacher und effektiver Weg geht über die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Mit dieser müssen User in zwei Sicherheitsstufen ihre Identität bestätigen, um die Software nutzen zu können. Bei der Zwei-Faktor-Authentifizierung von Microsoft versendet der Dienst nach der Anmeldung einen zufällig generierten PIN, den Sie im Anschluss eingeben. Um das Sicherheitsfeature zu aktivieren, melden Sie sich auf account.microsoft.com an und gehen anschließend auf Sicherheit > Zweistufige Überprüfung aktivieren > Zusätzliche Sicherheitsoptionen > Zweistufige Überprüfung einrichten.

Eine weitere Möglichkeit die Microsoft Office Sicherheit zu erhöhen, ist darauf zu achten, welche Daten Sie mit Ihrem Konto synchronisieren. Prinzipiell können Sie über Ihren Microsoft Account Daten Ihres PCs mit dem OneDrive Konto synchronisieren. Auch Einstellungen und Favoriten lassen sich synchronisieren. Auf diese Weise können Sie unterschiedliche Geräte nutzen und haben immer Zugriff auf Ihre Informationen. Das ist natürlich praktisch. Gleichzeitig erhöhen Sie damit jedoch die Gefahr, dass Ihre Daten auch anderen Personen in die Hände fallen können. Je mehr Geräte Ihre Daten besitzen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Dritte darauf zugreifen können. Im Umkehrschluss bedeutet das: Synchronisieren Sie so wenig Daten wie möglich und beschränken Sie das (durchaus praktische) Feature auf die Übertragung der nötigsten Informationen.

Was kostet die Microsoft Office App?

Es existieren viele verschiedene Versionen von Microsoft Office. Zu den zwei wichtigsten zählen Microsoft 365 Apps for Business und Microsoft 365 Apps for Business Premium. Microsoft 365 Apps for Business (früher: Office 365 Business) kostet Sie 8,80 Euro im Monat, wenn Sie sich fürs Jahresabo entscheiden. Sonst wird es etwas teurer pro Monat. Es gibt zudem noch Microsoft 365 Business Premium. Mit dieser Variante können Sie zusätzlich Online Konferenzen abhalten. Zudem bekommen Sie mehr E-Mail Funktionen und erweiterte Kalender Features. Das hat jedoch auch seinen Preis. Microsoft 365 Business Premium kostet im Jahresabo 10,50 Euro monatlich.

Was kann Microsoft Office?

Person tippt auf Laptop Tastatur
Die Office-Apps von Microsoft gehören zu den beliebtesten Programmen der Netzwelt (Bild: Golubovy - stock.adobe.com)

Die einfache Antwort darauf, was Sie mit Microsoft Office alles machen können: Vieles. Je nach Edition, die aktuelle ist Microsoft Office 2021, können Sie aus mehreren Versionen wählen. Jede besitzt einen anderen Funktionsumfang. Die wichtigsten bzw. meist genutzten Office Programme sind Word für Textverarbeitung, Excel für Tabellenkalkulation, Outlook für E-Mails und PowerPoint für Präsentationen. Darüber hinaus gibt es viele weitere Office Programme, wie z.B. OneNote für Notizen, OneDrive als Cloud Speicher oder Teams bzw. Skype for Business für Video- und Telefonkonferenzen.

Besonders Microsoft Teams hat sich in den vergangenen Jahren als eines der wichtigsten Programme von Microsoft Office etabliert. Teams erlaubt Audio- und Videogespräche, Chats, das Versenden von Dokumenten und viele weitere Features. Gerade im Business Bereich ist Teams beliebt. An vielen Arbeitsplätzen gilt es inzwischen als Standard-Programm. In Microsoft Teams - Alle Funktionen im Überblick erzählen wir Ihnen, was der Dienst alles kann und welche Funktionen Sie unbedingt kennen sollten.

Wie downloade ich Microsoft Office?

Der Download von Microsoft Office geht relativ unkompliziert. Im Folgenden sagen wir Ihnen Schritt für Schritt, was Sie dafür tun müssen:

  1. Öffnen Sie zunächst Ihren Browser, gehen Sie auf office.com und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft Konto an. Sollten Sie noch kein Konto besitzen, können Sie unter Erstellen einen neuen Account anlegen. Sie benötigen ein Konto, dies ist Grundlage für alles, was Sie später in Microsoft Office tun.
  2. Im nächsten Schritt können Sie aus einem der dargestellten Pläne wählen. Jeder Plan beinhaltet verschiedene Apps und kostet dementsprechend unterschiedlich. Nachdem Sie sich für einen Plan entschieden haben und der Kauf abgeschlossen ist, klicken Sie auf Office installieren und der Vorgang wird gestartet.
  3. Ist der Installationsvorgang abgeschlossen, können Sie die einzelnen Programme öffnen und nutzen. Erstmalig müssen Sie die Lizenzvereinbarung akzeptieren, in der Folge lassen sich dann Word, Excel, PowerPoint & Co. verwenden. Je nach ausgewähltem Plan, haben Sie nun immer monatlich oder für ein Jahr Zugriff auf die Programme.

Wie kann ich Microsoft Office kostenlos nutzen?

Microsoft Office bietet verschiedene Versionen, die sich im Funktionsumfang unterscheiden. Ein Klassiker ist hierbei die Kombination aus Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Vor allem Unternehmen nutzen diese Option. Für Privatpersonen wird dies jedoch schnell teuer. Wenn Sie nur mal schnell ein paar Zeilen tippen möchten, scheint das unverhältnismäßig. Die gute Nachricht: Es gibt eine kostenlose Variante in einer abgespeckten Version. Super für einfache Aufgaben, wie z.B. das Formulieren eines Anschreibens. Die kostenlose Variante nutzen Sie über Office Online, der Browservariante von Microsoft. Office Online bietet Ihnen Word, Excel und PowerPoint. Voraussetzung dafür ist jedoch ein Microsoft Konto.

Ist MS Office für das Handy kostenlos?

Möchten Sie Microsoft Office auf dem Smartphone nutzen, dann kostet Sie das nichts. Microsoft Office Mobile ist für den privaten Gebrauch kostenlos. Über die App haben Sie Zugriff auf Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Es gibt auch eine Business Variante der mobilen Office Apps. Diese erlaubt es Ihnen auf mehreren Geräten zu arbeiten. Das macht das Erledigen von Tasks deutlich angenehmer. Zudem erhalten Sie Zugriff auf einen großen Onlinespeicher. Dort lassen sich allerlei Dateien ablegen und Sie sparen wertvollen Speicherplatz. Die Business Variante ist aber nicht kostenlos, hierfür müssen Sie den kostenpflichtigen Business Plan nutzen.